個人で電子公証サービスを利用したいと考えている方へ
会社を設立する際に必要な定款の認証を電子認証の方法で受けると,4万円の印紙税はかかりません。
しかし,電子公証システムを利用するには,公的個人認証用住基カード(市町村が発行する証明書で,県知事の電子証明付きの個人電子証明書が格納されたもの)などの電子証明書を取得するほか,高価なソフト(Adobe Acrobat)やカードリーダ・ライタを用意しなければなりません。
住基カードの取得費用は1000円だけですが,上記のソフトやカードリーダーをそろえると,印紙税4万円の節約分を超過してしまい,会社設立後これらのソフトや機器を業務で使用する予定がある方でないかぎり,「コスト倒れ」になります。
また,法務省のオンライン申請システムを利用するには,専用のプログラムソフトなどのインストールが必要で,慣れていない方には面倒です。
そこで,福岡公証役場では,個人で電子公証システムを利用したいと考えている方のために,公証役場のパソコンを利用して電子公証システムによる定款の電子認証ができる態勢を整えています。
以下の注意事項をお読みのうえ,ぜひご利用ください。
1 利用者が持参するもの
A 発起人が一人の場合
① ワープロで作成した定款ファイル
(USBメモリー又書き直し可能なCDに格納します。)② 公的個人認証用住基カード・マイナンバーカード
カードのパスワードを忘れないようにしてください。③ 本人であることを証明できる運転免許証又はパスポート
(上記住基カードが写真付きであるときは不要です。)④ 自己の連絡用Eメールアドレスを記載したメモ ⑤ 認証手数料5万円
(そのほかに,電子定款の保存手数料などが若干かかります。)
B 発起人が複数の場合
上記①から⑤のほかに「定款代理作成・認証嘱託等委任状」が必要です。
これは,他の発起人全員が一人の発起人に定款の作成と認証の嘱託を委任するものです。
委任状には,それぞれの実印を押捺し,印鑑証明書を添付します。
電子証明書付きの住基カード・マイナンバーカードをお持ちの方は,電子ファイルにした委任状にカードで電子署名することもできます。
2 福岡公証役場での手続(準備段階)
① ワープロで作成した定款ファイルの内容の事前チェック
会社の定款として必要十分な条項が適切に記載されているか審査します。
訂正すべきところがあれば,訂正していただきます。
定款ファイル名については,前記の制限があります。
使用できない記号などが使われていたら,変更していただきます。
② 公的個人認証用カードの証明書の確認
「JPKIソフト」により,申請者等の電子証明書を確認します。
カードの交付を受けた際に決めたパスワードを入力します。
しっかりメモしておいてください。
③ 定款ファイルのpdfファイルへの変換・電子署名
Adobe Acrobatでpdfファイルに変換します。
これにカードリーダライターを使って電子署名をしていただきます。
④ 法務省オンライン申請システムへの「ユーザー登録」
IDとパスワードなどを決めて登録します。
パスワードは英字と数字の混じった8文字以上のものです。
あらかじめ決めてメモしておくことをおすすめします。
連絡用のEメールアドレスを入力する必要があります。
これで電子公証システムを利用する準備ができました。
3 福岡公証役場での手続(申請・認証段階)
① 法務省申請用総合ソフトの起動
電子署名済みPDF定款ファイルの送付
② 電子認証・認証済み定款の交付
持参していただいた記憶媒体にファイルをいれてお返しします。
これが「原本」ファイルになりますから,大切に保管してください。
③ 銀行関係ではまだ紙の謄本も必要なので,謄本を発行します。